Privatlivspolitik

South Denmark European Office (SDEO)/Det Syddanske EU-Kontor behandler de oplysninger, du giver os eller vi indsamler om dig, i overensstemmelse med gældende regler.

Vi er bevidste om, at dine oplysninger skal behandles med respekt for oplysningernes fortrolighed og for dit privatliv.

På denne side kan du læse mere om vores behandling af dine personoplysninger og dine rettigheder.

1. Formål/grundlag for behandling af dine oplysninger

Vi behandler dine personoplysninger, når dette er nødvendigt for: at opfylde en kontrakt med os, som du er part i; at levere rådgivning, information og andre ydelser, som du har valgt at modtage fra os eller fra vores samarbejdspartnere; at opfylde vores retlige forpligtelser i henhold til gældende lovgivning.

2. Indsamling af persondata

Vi indsamler kun de personoplysninger, som du selv afgiver til os, eller som vi modtager fra samarbejdspartnere og som er relevante og nødvendige for at udføre ovenstående formål.

Disse personoplysninger kan fx være:

• Navn
• Adresse
• E-mail adresse
• Mobiltelefonnummer
• Professionelle tilhørsforhold
• IP adresse
• Social media adresser
• I sjældne tilfælde, CPR-nummer

Indsamling af persondata kan fx foretages i følgende situationer:

• Når du indgår i et projekt koordineret af SDEO.
• Når du modtager rådgivning fra os om dine projekter/ansøgninger.
• Hvis du deltager i konferencer, workshops, studieture og andre arrangementer organiseret af SDEO.
• Hvis du lejer lokaler i Det Syddanske Hus.
• Hvis du besøger vores hjemmeside, www.southdenmark.eu samt eksterne projekthjemmesider, der administreres af SDEO.
• Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev og/eller følger vores konti på sociale medier.

3. Behandling, opbevaring og sletning af persondata

Vi behandler kun personoplysninger til opfyldelse af de ovenstående formål.

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til at opfylde et eller flere af formålene. Særlige lovregler, herunder fx bogføringsloven og EU-regler om bevaring af projektdata, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare dem i længere tid.

Vi deler aldrig dine personlige oplysninger med tredjepart, hvor dette ikke er nødvendigt for opfylde formålene.

4. Datasikkerhed og adgang til personoplysninger

Vi sikrer, at adgangen til private personoplysninger er begrænset til de personer, som skal bruge oplysningerne til at opfylde ovenstående formål. Dette gælder såvel internt på SDEO som i vores kontakt med samarbejdspartnere. 

Vi har høje standarder for datasikkerhed, også når det gælder beskyttelsen af dine personoplysninger. Vi bruger bl.a. kryptering af mail, antivirus programmer, malware beskyttelse, sikret WiFi/netadgang og to-faktor godkendelse på adgang til filer/platforme, der indeholder følsomme personoplysninger. Vi har derudover regler og procedurer for sikker opbevaring af personoplysning på fysiske medier.

Vi har tillige databehandleraftaler med partnere, underleverandører og andre tredjepartner, som behandler persondata på vores vegne. SDEO benytter udelukkende databehandlere, såfremt databehandlerne stiller de fornødne garantier for, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav.

5. Vores processer

På SDEO har vi udarbejdet forretningsgange og procedurer, som sikrer, at denne politik implementeres i det praktiske arbejde i organisationen, og at det løbende kontrolleres, at disse forretningsgange og denne politik overholdes.

Vi foretager tillige løbende risikovurderinger på vores arbejdsprocesser og tekniske faciliteter.

Vores interne procedurer og politikker sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder og opfylder kravene om implementering af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.

6. Dine rettigheder

I henhold til Databeskyttelsesloven samt Persondataforordningen, har du som registreret en række rettigheder.

a. Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig

b. Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig

c. Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig.

Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme

d. Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne

Ovenstående kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder, immaterielle rettigheder eller andre retlige forpligtelser der går forud for ovenstående rettigheder.

Hvis du ønsker at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi gemmer på netop dig, kan du kontakte vores DPO via nedenstående kontaktoplysninger, hvor du også kan anmode om at få dine oplysninger slettet samt tilbagekalde samtykker til en given behandling.

Du kan også kontakte os, hvis du har spørgsmål til ovenstående, eller hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen.

7. Krav om databeskyttelsesansvarlig

SDEO har, i kraft af at være en offentlig finansieret organisation, en DPO (Data Protection Officer), som fører tilsyn med, at vi overholder Databeskyttelsesforordningen.

DPO for SDEO

Anne-Sofie Riis
Torvegade 74, DK-6700 Esbjerg
Avenue Palmerston 18, B-1000 Bruxelles
Telefon: +32 477 779 061
mail: asr@southdenmark.eu

8. Indberetningskrav ved databrud

SDEO har pligt til at informere Datatilsynet indenfor 72 timer i tilfælde af databrud. Dette kan fx være utilsigtet data sendt til en fejlmodtager, hacker angreb og lign. I visse tilfælde har vi tillige pligt til at informere den/de person(er), hvis personoplysninger databruddet kan vedrøre.

9. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

10. Ændring af denne privatlivspolitik

SDEOs privatlivspolitik bliver løbende ændret, når det er nødvendigt. Du kan altid se, hvornår politikken sidst er blevet opdateret nederst på denne side.

Senest opdateret d. 11. januar 2024.